Sketsa Training Bersama Mbak Happy
BELAJAR MEMBUAT Term of Reference (TOR)
Term of Reference (TOR) adalah gambaran tujuan,
ruang lingkup dan struktur sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan yang telah
disepakati untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Definisi di atas mungkin terlalu
umum dan sulit dipahami. Penjelasan secara sederhana, jika kita mengadakan
sebuah kegiatan, tentunya ada alasan (motif) kenapa kita melakukanya, batasan
sejauh apa kita mau melakukannya dan untuk apa kita melakukannya. Itulah yang
dituangkan dalam TOR.
Belajar Dari Pengalama
Suatu hari di tahun 2014 , saya menjadi
moderator sekaligus panitia training. Yang saya lakukan beberapa hari sebelum
hari H adalah mempersiapkan semuanya (ruangan training, peserta training,
materi training dll). Saya menghubungi trainer sekaligus meminta materi yang
akan dipresentasikan pada training tersebut. Karena saya (pada saat itu) belum
mengetahui apa itu TOR, maka saya hanya menerima materi tersebut tanpa melihat
isinya. Hari H trainingpun tiba. Semua berjalan lancar, setibanya trainer
tersebut melakukan presentasi , ternyata apa yang dipresentasikan dengan judul
pelatihan tersebut bertolak belakang (kagak nyambung kalo orang betawi bilang).
Setelah pelatihan tersebut selesai, para peserta mengisi kesan dan pesan. Dan
sesuai dugaan saya, di dalam kesan dan pesan tersebut banyak yang menyampaikan
bahwa pelatihan tersebut tidak tepat sasaran. Nah dari pengalaman tersebut ,
untuk sekarang dan selanjutnya saya akan membuat TOR terlebih dahulu agar
materi yang akan disampaikan tepat sasaran.
TOR untuk Narasumber
Dalam hal ini, TOR berarti dokumen yag menunjukkan batasan
materi yag perlu disampaikan oleh narasumber (pembicara) dan bagaimana kondisi
audience (pendengar) saat materi itu diberikan. Maka, ada beberapa poin pokok
yang perlu dimasukkan dalam TOR untuk tujuan ini.
Gambar 1 : Contoh Form TOR BPR Restu Group
Keterangan
§ Latar Belakang. Latar belakang ini
biasanya muncul dari pertanyaan “Mengapa anda melakukan kegiatan ini?” dari
pertanyaan tersebut akan muncul berbagai alasan-alasan yang tanpa disadari
adalah memuat latar belakang mengapa harus diadakan kegiatan tersebut.
§ Tujuan. Sampaikan juga, alasan
kenapa materi ini perlu disampaikan. Bila perlu buat dalam kategori tujuan umum
dan tujuan khusus.
§ Peserta. Berikan juga gambaran kondisi
peserta yang perlu diketahui sebelumnya oleh pemateri.
§ Materi. Hukumnya wajib dan mutlak
(mutlaq pake Q kalao perlu). Sering ditemui permintaan tolong mengisi materi,
judulnya “tentang KEPRAMUKAAN”. Padahal materi berhubungan dengan kepramukaan
ada banyak. maka, jika anda menjadi panitia sebuah pelatihan, pastikan setiap
materi memiliki judul yang spesifik. Bila perlu, sampaikan materi-materi apa
saja yang sudah diberikan dan akan diberikan.
§ Metode. Bagaimana hendaknya materi
akan disampaikan. Apakah menghendaki ada waktu untuk tanya jawab, praktek atau
penugasan?
§ Nama
Trainer. Pastikan
nama trainer yang akan mengisi/ menjadi pemateri pada kegiatan tersebut.
§ Nama
Pelatihan / Judul . Logikanya,
jika anda memilih sebuah judul materi untuk disampaikan pada peserta, anda
sudah tahu gambaran isi materi yang akan disampaikan. Tidak masalah jika
gambaran itu nanti berbeda dengan yang ada dalam pemikiran pemateri.
Setidaknya, jika sudah ada garis besar isi materi, pemateri lebih mudah
mempersiapkan diri.
§ Hari/ Tanggal, Waktu, Lokasi . Hari/Tanggal,
Waktu dan Lokasi ini harus dipastikan agar peserta dapat mempersiapkan diri dan
mengetahui Lokasi tempat kefiatan tersebut dilaksanakan.
§ Evaluasi. Evaluasi
Level I Apakah peserta merasakan puas dengan
training ini ?
Evaluasi Level II Apakah ada perubahan pada diri
peserta training SEBELUM dan SESUDAH
training dilakukan ?
Evaluasi Level III Apakah peserta selama satu
minggu, satu bulan, dan dua bulan setelah training menunjukkan adanya PERUBAHAN
POSITIF sesuai TUJUAN yang hendak dicapai oleh training ini ?
Evaluasi Level IV Apakah training sudah memberikan
IMPACT (DAMPAK / AKIBAT) secara NYATA.
Poin-poin di atas hanya salah satu alternatif yang sering saya masukkan
jika saya membuat TOR untuk narasumber.
Bagi yang belum terbiasa dengan istilah TOR ini, biasakanlah.
Karena akan sangat berpengaruh terhadap efektifitas pelatihan yang anda
selenggarakan. Meskipun anda sekedar menyelenggarakan kegiatan rutin yang
(menurut anda) sudah jelas arahnya. Pembicara yang tidak terbiasa menerima TOR
mungkin akan beranggapan “Ah, kenapa harus repot seperti ini?”
Biasanya orang itu tipe orang yang ketika menyampaiakn materi
cukup dengan yang standard dan apa adanya. Tanpa melihat siapa pendengarnya dan
perkembangan materi yag akan dibawakannya.
--oOo---
Penulis Oleh:
Happy Hapsari, S.H
Alumni Universitas Negeri Semarang
Anggota APIO
Tidak ada komentar:
Posting Komentar