Sketsa Training  Bersama Mbak Happy 

BELAJAR MEMBUAT Term of Reference (TOR) 

Term of Reference (TOR) adalah gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan yang telah disepakati untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Definisi di atas mungkin terlalu umum dan sulit dipahami. Penjelasan secara sederhana, jika kita mengadakan sebuah kegiatan, tentunya ada alasan (motif) kenapa kita melakukanya, batasan sejauh apa kita mau melakukannya dan untuk apa kita melakukannya. Itulah yang dituangkan dalam TOR.

 Belajar Dari Pengalama

Suatu hari di tahun 2014 , saya menjadi moderator sekaligus panitia training. Yang saya lakukan beberapa hari sebelum hari H adalah mempersiapkan semuanya (ruangan training, peserta training, materi training dll). Saya menghubungi trainer sekaligus meminta materi yang akan dipresentasikan pada training tersebut. Karena saya (pada saat itu) belum mengetahui apa itu TOR, maka saya hanya menerima materi tersebut tanpa melihat isinya. Hari H trainingpun tiba. Semua berjalan lancar, setibanya trainer tersebut melakukan presentasi , ternyata apa yang dipresentasikan dengan judul pelatihan tersebut bertolak belakang (kagak nyambung kalo orang betawi bilang). Setelah pelatihan tersebut selesai, para peserta mengisi kesan dan pesan. Dan sesuai dugaan saya, di dalam kesan dan pesan tersebut banyak yang menyampaikan bahwa pelatihan tersebut tidak tepat sasaran. Nah dari pengalaman tersebut , untuk sekarang dan selanjutnya saya akan membuat TOR terlebih dahulu agar materi yang akan disampaikan tepat sasaran.

TOR untuk Narasumber

Dalam hal ini, TOR berarti dokumen yag menunjukkan batasan materi yag perlu disampaikan oleh narasumber (pembicara) dan bagaimana kondisi audience (pendengar) saat materi itu diberikan. Maka, ada beberapa poin pokok yang perlu dimasukkan dalam TOR untuk tujuan ini.

Gambar 1 : Contoh Form TOR BPR Restu Group

Keterangan

§  Latar Belakang. Latar belakang ini biasanya muncul dari pertanyaan “Mengapa anda melakukan kegiatan ini?” dari pertanyaan tersebut akan muncul berbagai alasan-alasan yang tanpa disadari adalah memuat latar belakang mengapa harus diadakan kegiatan tersebut.

§  Tujuan. Sampaikan juga, alasan kenapa materi ini perlu disampaikan. Bila perlu buat dalam kategori tujuan umum dan tujuan khusus.

§  Peserta. Berikan juga gambaran kondisi peserta yang perlu diketahui sebelumnya oleh pemateri.

§  Materi. Hukumnya wajib dan mutlak (mutlaq pake Q kalao perlu). Sering ditemui permintaan tolong mengisi materi, judulnya “tentang KEPRAMUKAAN”. Padahal materi berhubungan dengan kepramukaan ada banyak. maka, jika anda menjadi panitia sebuah pelatihan, pastikan setiap materi memiliki judul yang spesifik. Bila perlu, sampaikan materi-materi apa saja yang sudah diberikan dan akan diberikan.

§  Metode. Bagaimana hendaknya materi akan disampaikan. Apakah menghendaki ada waktu untuk tanya jawab, praktek atau penugasan?

§  Nama Trainer. Pastikan nama trainer yang akan mengisi/ menjadi pemateri pada kegiatan tersebut.

§  Nama Pelatihan / Judul . Logikanya, jika anda memilih sebuah judul materi untuk disampaikan pada peserta, anda sudah tahu gambaran isi materi yang akan disampaikan. Tidak masalah jika gambaran itu nanti berbeda dengan yang ada dalam pemikiran pemateri. Setidaknya, jika sudah ada garis besar isi materi, pemateri lebih mudah mempersiapkan diri.

§  Hari/ Tanggal, Waktu, Lokasi . Hari/Tanggal, Waktu dan Lokasi ini harus dipastikan agar peserta dapat mempersiapkan diri dan mengetahui Lokasi tempat kefiatan tersebut dilaksanakan.

§  Evaluasi. Evaluasi Level I      Apakah peserta merasakan puas dengan training ini ?

Evaluasi Level II Apakah ada perubahan pada diri peserta training SEBELUM dan     SESUDAH training dilakukan ?

Evaluasi Level III Apakah peserta selama satu minggu, satu bulan, dan dua bulan setelah training menunjukkan adanya PERUBAHAN POSITIF sesuai TUJUAN yang hendak dicapai oleh training ini ?

Evaluasi Level IV Apakah training sudah memberikan IMPACT (DAMPAK / AKIBAT) secara NYATA.

Poin-poin di atas hanya salah satu alternatif yang sering saya masukkan jika saya membuat TOR untuk narasumber.

Bagi yang belum terbiasa dengan istilah TOR ini, biasakanlah. Karena akan sangat berpengaruh terhadap efektifitas pelatihan yang anda selenggarakan. Meskipun anda sekedar menyelenggarakan kegiatan rutin yang (menurut anda) sudah jelas arahnya. Pembicara yang tidak terbiasa menerima TOR mungkin akan beranggapan “Ah, kenapa harus repot seperti ini?”

Biasanya orang itu tipe orang yang ketika menyampaiakn materi cukup dengan yang standard dan apa adanya. Tanpa melihat siapa pendengarnya dan perkembangan materi yag akan dibawakannya.

 --oOo---

 Penulis Oleh:

Happy Hapsari, S.H

Alumni Universitas Negeri Semarang

Anggota APIO

Jenjang Karir Karyawan Habis Kontrak

Tepat  pukul 12.00 menandakan waktu makan siang karyawan BPR. Berbondong-bondonglah makan siang di dapur belakang kantor pusat BPR Restu Group. Obrolan pun dimulai dengan karyawan yang lain.

A: Eh mau tanya

B : Iya ,mau tanya apa?

A : Gimana sih proses Karyawan habis kontrak?

B: Karyawan yang habis kontrak H-2 sebelum kontrak habis diajukan ke Direksi untuk diproses sebelum dikirim ke HRD.

A: Untuk apa diajukan ke Direksi?

B: Untuk diproses karyawan mana yang akan diperpanjang kontrak atau menjadi karyawan tetap.

A : Caranya bagaimana?

B : Biasanya direksi melihat dari karyawan yang memiliki kompetensi dan integritas yang baik.

A : Owh gitu, berarti diusulkan dulu ke HRD ya?

B : Iya…

A : Trus prosesnya setelah ke HRD?

B : HRD melihat Trend  Penilaian dari bulan ke bulan, apakah trendnya meningkat atau menurun.

A : Klu meningkat atau menurun bedanya apa?

B : Klu meningkatkan berarti karyawan tersebut dalam penilaian kader dan crew, kalau menurun karyawan tersebut dalam penilaian crew atau kadang juga pantauan.

A : Dilihat trendnya dulu ya, penilaiannya dilihat dari bulan apa?

B : Dari bulan Maret 2014 – Penilaian bulan sekarang dan setelah kami melihat trendnya bagus akan kami rekomendasikan ke Pak DYO selaku SKAI. Apakah ada keberatan untuk karyawan tsb diangkat tetap.

A : Kenapa harus ke Pak DYO?

B : Karena untuk mengetahui Apakah karyawan tsb orang yang berkompeten dibidangnya dan tidak mempunyai masalah (ex : Froud). Tim HRD kita juga memberitahukan juga ke Dewan Komisaris yaitu Ibu RTN karyawan yang diangkat pegawai tetap.

A : Setelah disetujui trus bagaimana?

B : Ya Tim HRD memberikan Memo Pemberitahuan kalau karyawan yang diusulkan boleh diangkat menjadi karyawan tetap.

A: Berarti jalurnya HRC memberitahukan ke Direksi karyawan yang habis kontraknya, HRC membuat Memo permohonan karyawan tetap ke HRD, HRD memproses  ke  Pak DYO (SKAI) dan  Ibu RTN.  Kemudian HRD membuat memo persetujuan pengangkatan karyawan tetap.

B : iya, berarti kamu paham ya?

A : iya… makasih ya sudah ngobrol. Kapan-kapan Tanya-tanya lagi ya?

B: iya… dengan senang hati. ^_^ 

Contoh gambar Penilaian Maret 2014-Jan 2015

Trend Meningkat

--oOo--

Penulis:

Rahmi Hardyastuti, S.Psi

Alumni  2013 - Universitas Islam Sultan Agung 

Anggota APIO

Tips Mengirim Lamaran Kerja Melalui E-mail

Pojok CS-KS

Cerita Santai, Karir, dan Seleksi " bersama Kang Franes

Sore tadi saya memilih-milih lamaran yang saya terima melalui email, disana banyak saya temui lamaran yang tidak jelas posisinya, tidak jelas siapa pengirimnya, dan tidak cukup lengkap berkas yang kami terima.

Atas kejadian tersebut, dibawah ini saya tuliskan Tips Mengirim Surat lamaran Kerja Melalui E-mail, semoga dapat bermanfaat untuk temen-teman yang masih mencari kerja, atau hanya untuk menambah informasi saja.

1. Cermati lowongan pekerjaan yang tersedia (terutama posisi loker, persyaratan, batas maksimal penutupan lamaran)
2. Siapkan berkas kelengkapan lamaran dalam bentuk soft copy
3. Pastikan e-mail anda masih aktif dan profesional
4. Tuliskan surat lamaran dalam badan e-mail
5. Tuliskan Judul/Subject dengan Posisi lamaran yang kita tuju disertai nama lengkap
6. Upload semua lampiran yang diperlukan (disesuaikan syarat lamaran)
7. Masukan alamat e-mail perusahaan tertuju dan di cc kan ke alamat anda sebagai pengirim lamaran
8. Pastikan semua berkas persyaratan lengkap  dan  alamat e-mail tertuju benar
9. Yang tidak kalah penting adalah, PASTIKAN KONEKSI internet anda berjalan lancar
10. Setelah dipastikan siap, lalu kemudian tekan "KIRIM''

Demikian tips singkat mengirim lamaran kerja melalui e-mail, semoga bermanfaat.

-----oOo-----

Penulis: 

Franes Pradusuara, S.Pt., M.Si

Kang Franes memulai karirnya sebagai Praktisi Human Resources sejak 2011. 

Anggota  Asosiasi Psikologi Industri dan Organisasi (APIO)

GADO-GADO Cerita Hidup Bersama Pak Tinus - edisi 16 Maret 2015

GADO-GADO

Bersama Pak Tinus

(Ilmuwan dan Praktisi Psikologi Industri, Anggota Himpunan Psikologi Indonesia, Anggota Asosiasi Psikologi Industri dan Organisasi)

Keterangan gambar 1 : Seni merangkul orang lain sangat penting di tempat kerja. Buku di atas adalah salah satu buku yang banyak saya sarankan kepada banyak orang untuk dibaca dan dipraktekkan.

(Foto oleh : Ir. Constantinus)

* * *

KERJA TIM. Ini adalah salah satu KATA KUNCI paling populer dalam proses seleksi penerimaan karyawan baru di perusahaan. Apapun jabatannya. Orang yang tidak dapat melakukan kerja tim (bekerja sama dengan orang lain) dinilai sebagai orang yang tidak baik dan tidak layak diterima bekerja di perusahaan.

* * *

"Bagaimana kalau orang itu memang AHLI dan tidak perlu bantuan orang lain dalam bekerja ?" tanya Slontrot.

"Tidak boleh. Meskipun orang itu sudah ahli dalam bidang pekerjaannya, dia tetap harus memiliki kemampuan untuk melakukan KERTA TIM alias bekerja sama dengan karyawan lainnya," jawab saya. "Di perusahaan, semua karyawan saling melengkapi, karena mustahil ada karyawan serba bisa seperti tokoh komik Superman".

* * *

Karyawan yang masih pada level staf, supervisor, maupun manajer, harus memiliki kemampuan kerja tim yang baik. Bahkan seorang direktur dan komisaris pun harus memiliki kerja tim yang baik. Mengapa ? Sebab bekerja di perusahaan BERARTI BEKERJA TIM. Orang yang tidak bisa kerja tim, berarti tidak bisa bekerja di perusahaan.

"Apa sih ciri-ciri orang yang bisa kerja tim ?" tanya Slontrot.

Saya memandangi Slontrot. Wajahnya serius bertanya.

Keterangan gambar 2 : Tim cuci mobil harus saling bekerja sama, meskipun keahlian dan bagian kerjanya berbeda-beda. Kalau tidak ada kerja tim, proses cuci mobil tidak akan selesai pada saat yang ditentukan dengan tingkat kebersihan yang sudah ditentukan pula; alias bisa selesai tetapi asal-asalan.

(Foto oleh : Ir. Constantinus) 

"Orang yang bisa kerja tim itu ciri-cirinya bisa bekerja dengan rekan kerja dengan kepribadian yang berbeda-beda. Dia bisa MENERIMA KENYATAAN bahwa setiap orang itu UNIK / BERBEDA-BEDA dan TIDAK ADA YANG SEMPURNA. Dia juga bisa MERANGKUL rekan kerjanya dengan KOMUNIKASI, WIBAWA / KEDEWASAAN yang baik, sehingga rekan kerjanya memberikan RESPEK yang tinggi kepadanya, MESKIPUN LEVEL MEREKA SETARA," jawab saya panjang lebar.

Slontrot manggut-manggut. Semoga dia paham.

* * *

Bagi para pencari kerja maupun mereka yang sudah bekerja, kemampuan kerja tim sangat diperlukan. Tentu saja, semua itu harus didasari dengan DOA dan juga PENGETAHUAN, KETRAMPILAN, dan SIKAP KERJA yang memenuhi syarat pekerjaan yang diemban. Bagaimanapun, kemampuan kerja tim adalah kemampuan mendasar yang harus dimiliki oleh semua orang.

----oOo-----

Penulis: 

Ir. Constantinus, M.M.

Pak Tinus sudah bekerja menjadi salesman sejak umur 19 tahun. 

Sejak tahun 2002 menjadi Praktisi Human Resources. Anggota Himpunan Psikologi Indonesia (HIMPSI) dan Asosiasi Psikologi Industri dan Organisasi

Pentingnya Sebuah Catatan !!!

Obras (Obrolan Santai) bersama Linda

Serba-Serbi "Hubungan Industrial"

Pentingnya Sebuah "Catatan" !!!

Seberapa kuat ingatan Anda untuk menampung semua kejadian dalam hidup Anda??
Semua hal yang telah terjadi dalam kehidupan kita masing-masing pasti mempunyai kenangan tersendiri, mulai dari kenangan terindah, kenangan yang tidak begitu terkesan bahkan kenangan pahit sekalipun. Apapun bentuk kenangan tersebut, itu semua tersimpan dalam ingatan Anda. Semua ingatan itu bisa saja menghilang, karena ada terlalu banyak hal yang terjadi dalam hidup kita.
Itu hanya sebagian kecil penggunaan memori kita. Bayangkan saja, bagaimana jika ada hal lain di luar kehidupan pribadi kita. Misalnya, terkait dengan pelajaran dan pekerjaan. Di mulai dari bangku sekolah, apa yang kita hafalkan hingga sekarang pasti bermula dari sebuah "catatan". Hingga dalam pekerjaan pun kita masih menggunakan "catatan" dalam bentuk apapun itu. Mungkin, jika dalam pekerjaan saat ini kita bisa membuat "catatan" tersebut dalam format soft copy atau hard copy. Semua format tersebut memiliki manfaat yang sama. 
"Catatan" bisa dikatakan sebagai hal yang bersifat administratif karena bisa menjadi kumpulan arsip dan dokumentasi. Bisa digunakan untuk ditarik kebelakang ataupun rencana ke depannya. 
Memang terkadang, semua hal itu membosankan tetapi sangat bermanfaat. 

 
  

-----oOo-----

Penulis : 

Linda Tetelepta, S.A.P

Alumni Universitas Diponegoro 

Anggota APIO

Kiat Membangun Organisasi yang Sukses

Sketsa Training  Bersama Mbak Happy

Gambar 1 : Pelatihan Strategic Marketing Supervisory 12 Maret 2015

Untuk membangun sebuah organisasi yang sukses, perlu ada berbagai orang yang memainkan peran berbeda dalam organisasi agar organisasi  dapat berjalan lancar.

Beberapa peran dapat ditentukan dengan mudah sementara yang lain mungkin memiliki batas-batas yang lebih membingungkan, misalnya, apa perbedaan antara Leaders dan Managers ?

1. Leader melakukan inovasi, sedangkan manajer mengelola.

Ini berarti bahwa seorang leader atau pemimpin adalah orang yang datang dengan ide-ide baru dan menggerakkan seluruh organisasi ke dalam fase berpikir untuk maju. Orang ini harus terus-menerus  mengembangkan strategi-strategi dan taktik baru . Dia harus memiliki pengetahuan tentang tren terbaru, penelitian, dan keahlian.

Di sisi lain, manajer mempertahankan apa yang telah ditetapkan. Orang ini harus mempertahankan kontrol dan mengatasi gangguan dalam organisasi yang mungkin ada.

Dalam bukunya The Wall Street Journal Essential Guide to Management: Lasting Lessons from the Best Leadership Minds of Our Time, Alan Murray mengutip Drucker bahwa seorang manajer adalah seseorang yang menetapkan target yang tepat, tolok ukur, analisis, dan menilai kinerja. Manajer memahami orang-orang yang bekerja bersama mereka dan tahu mana orang yang terbaik untuk tugas-tugas tertentu.

2. Leader menginspirasi sementara manajer bergantung pada kontrol.

Seorang pemimpin adalah seseorang yang menginspirasi orang lain untuk menjadi yang terbaik dan tahu cara yang tepat mengatur tempo serta kecepatan untuk seluruh kelompok.

Kepemimpinan adalah bukan apa yang Anda lakukan-tetapi apa yang orang lain lakukan sebagai respon dari Anda. Jika tidak ada yang muncul di barisan Anda, maka Anda bukanlah  seorang pemimpin.

Dan jika orang memutuskan untuk ikut dalam “kapal” Anda karena Anda telah menginspirasi mereka, maka itu berarti bahwa Anda telah membuat suatu ikatan kepercayaan dalam perusahaan. Ini adalah hal yang penting karena jika bisnis berubah dengan cepat dan membutuhkan orang untuk percaya dalam suatu misi, maka orang ini bisa menjadi pilihan yang tepat.

Adapun manajer, Drucker menulis bahwa tugas mereka adalah untuk mempertahankan kontrol atas orang dengan membantu mereka mengembangkan aset mereka sendiri dan mengeluarkan bakat mereka yang terbesar. Untuk melakukan ini secara efektif, Anda harus tahu orang-orang yang bekerja dengan dan memahami kepentingan mereka serta passionnya.

Manajer kemudian menciptakan keputusan tentang gaji, promosi penempatan, dan melalui komunikasi dengan tim. Mengelola proyek adalah satu hal, memberdayakan orang lain adalah hal lain.

3. Pemimpin bertanya “what” dan “why,” sedangkan manajer bertanya   “how”.

Untuk bertanya apa  dan mengapa Anda harus mampu mempertanyakan mengapa orang lain melakukan tindakan-tindakan tertentu yang terjadi. Kadang-kadang ini mengharuskan Anda menantang atasan.

Ini berarti bahwa mereka mampu stand up untuk manajemen ketika mereka berpikir sesuatu  yang perlu dilakukan bagi perusahaan. Pemimpin tidak selalu benar tentunya.

Jika perusahaan Anda mengalami kegagalan, pekerjaan leader adalah untuk datang dan berkata, “Apa yang kita pelajari dari hal ini?” Dan “Bagaimana kita menggunakan kegagalan  ini untuk memperjelas tujuan kita atau mendapatkan sesuatu yang lebih baik?” Sebaliknya, manajer tidak benar-benar berpikir tentang apa artinya kegagalan.

Tugas mereka adalah untuk bertanya “bagaimana” dan “kapan” untuk memastikan mereka melaksanakan rencana yang sesuai. Drucker menulis bahwa manajer menerima status quo dan lebih seperti tentara di militer. Mereka tahu bahwa perintah dan rencana yang penting dan tugas mereka adalah untuk menjaga visi mereka pada tujuan perusahaan saat ini.

Meskipun untuk dua peran mungkin mirip, “Para manajer terbaik juga para pemimpin,” kata Wade. “Saya pikir Anda bisa melakukan keduanya, tetapi Anda harus meluangkan waktu untuk mengolahnya.”

Sumber : Vivian Giang, Business Insider

Dari penjelasan di atas BPR Restu Group mengadakan pelatihan Strategic Marketing Supervisory  yang diikuti oleh SPV , Kepala Kantor Kas dan Manager Marketing dengan tujuan agar selain bisa memimpin anak buah , diharapkan mereka dapat membuat strategi bagi perkembangan organisasi/ perusahaan.

 

--oOo---

 Penulis Oleh:

Happy Hapsari, S.H

Alumni Universitas Negeri Semarang

Anggota APIO